МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 24 октября 2006 г. № 415
Об итогах комплексных проверок состояния делопроизводства
и обеспечения сохранности документов в учреждениях
здравоохранения Челябинской области
В 2006 году Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области были проведены проверки состояния делопроизводства и обеспечения сохранности архивных документов в Министерстве здравоохранения Челябинской области, в трех органах управления здравоохранения муниципальных образований и 53 учреждениях здравоохранения Челябинской области.
Итоги комплексных проверок были рассмотрены 21.06.2006 на расширенном заседании коллегии Государственного комитета по делам архивов Челябинской области.
По результатам проведенных проверок установлено:
из 57 проверенных организаций здравоохранения только 5 имеют индивидуальные инструкции по делопроизводству;
35 учреждений не имеют вообще инструкций по делопроизводству. Отсутствие индивидуальных инструкций по делопроизводству отрицательно сказывается на оформлении документов, их упорядочении и сохранности;
10 учреждений здравоохранения не имеют согласованных с экспертно-проверочно-методической комиссией Государственного комитета по делам архивов Челябинской области номенклатур дел.
Имеют задолженность по научно-технической обработке документов постоянного хранения: государственное учреждение здравоохранения "Областная клиническая специализированная психоневрологическая больница № 1" с 1986 года, государственное медицинское лечебно-профилактическое учреждение здравоохранения Челябинская областная клиническая больница - с 1999 года, муниципальное учреждение здравоохранения Аргаяшская центральная районная больница (далее именуется - ЦРБ) - с 1991 года, муниципальное учреждение здравоохранения Верхнеуральская ЦРБ - с 1998 года, ФГУЗ "Медико-санитарная часть 162 федерального медико-биологического агентства" с 1998 года.
14 учреждений здравоохранения не упорядочили документы по личному составу: государственное учреждение здравоохранения "Областная клиническая специализированная психоневрологическая больница № 1" - с 1986 года, муниципальное учреждение здравоохранения "Ашинская центральная городская больница" - с 1997 года, городское управление здравоохранения администрации г. Копейска - с 1993 года, муниципальное учреждение здравоохранения Аргаяшская ЦРБ - с 1986 года, муниципальное медицинское лечебно-профилактическое учреждение здравоохранения Нязепетровская ЦРБ - с 1981 года.
Из 53 проверенных учреждений здравоохранения только 2 упорядочили документы по вредным условиям труда (муниципальное учреждение здравоохранения "Карталинская городская больница", муниципальное учреждение здравоохранения Варненская ЦРБ);
32 учреждения здравоохранения имеют задолженность по сдаче документов на госхранение. Ни разу не сдавало документы на государственное хранение муниципальное учреждение здравоохранения Еткульская ЦРБ.
В большинстве проверенных учреждениях здравоохранения архивохранилища расположены в подвальных помещениях, оборудованных деревянными стеллажами, не имеющих средств пожаротушения.
Так в Миасском городском управлении "Здравоохранение" лицевые счета хранятся в сыром подвальном помещении в коробках на полу, в Брединской муниципальной ЦРБ документы также хранятся в сыром подвальном помещении, которое не отвечает требованиям к хранению документов.
Ухудшились условия хранения документов по личному составу в государственном лечебно-профилактическом учреждении здравоохранения "Челябинский областной онкологический диспансер" и в государственном учреждении здравоохранения "Челябинский областной кожно-венерологический диспансер".
Государственное учреждение здравоохранения "Областная клиническая специализированная психоневрологическая больница № 1" имеет отдельное помещение под архив, но данное помещение не отвечает предъявляемым к сохранности документов требованиям: протекает крыша, трескаются стены, отваливается штукатурка. Таким образом, сохранность документов не обеспечена.
Выявлены факты утраты документов. Так, в 2002 году в муниципальном учреждении Катав-Ивановской ЦРБ в результате аварии отопительной системы в подвальном помещении погибло свыше 40000 дел медицинского архива и архива управленческой документации (1998 - 2000). Соответствующих мер для спасения архива не было принято.
В ходе проведения проверки наличия дел постоянного хранения в государственном учреждении здравоохранения "Областная клиническая специализированная психоневрологическая больница № 1" из 527 дел постоянного хранения включенных в описи, в наличии оказалось 171 дело, в государственном лечебно-профилактическом учреждении здравоохранения "Челябинский областной онкологический диспансер" из 1191 дела постоянного хранения, включенных в описи, в наличии оказалось 650 дел.
Руководители данных учреждений не приняли соответствующих мер для исключения фактов утраты документов Архивного фонда Российской Федерации.
На основании вышеизложенного
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Руководителям государственных лечебно-профилактических учреждений, государственных образовательных учреждений среднего профессионального образования и областных государственных унитарных предприятий (далее именуются - учреждения и предприятия):
1) в 2006 - 2007 годах, выделить помещения, пригодные для длительного хранения документов, при проведении текущих и капитальных ремонтов, провести ремонт и оснащение необходимым оборудованием помещений архивов, для обеспечения условий сохранности архивных документов с длительными сроками хранения;
2) в практику учреждений и предприятий внедрить разработанное и согласованное с архивными органами Положение о работе экспертной комиссии и Положение об архиве (у кого имеется архив). Издать приказ о составе экспертной комиссии. Срок до 01.01.2007;
3) разработать индивидуальные инструкции по делопроизводству с учетом методических рекомендаций "Оформление служебных документов по ГОСТ Р 6.30-2003". Согласовать их с экспертно-проверочной комиссией Государственного комитета по делам архивов Челябинской области (далее именуется - ЭПК) и внедрить в работу учреждений и предприятий;
4) ликвидировать задолженность по научно-технической обработке архивных документов учреждений и предприятий постоянного срока хранения и по личному составу;
5) описи представить на утверждение в ЭПК Государственного комитета по делам архивов Челябинской области;
6) организовать передачу в Государственное учреждение "Объединенный государственный архив Челябинской области" документов постоянного хранения государственного учреждения здравоохранения "Областной перинатальный центр", государственного лечебно-профилактического учреждения здравоохранения "Челябинская областная детская клиническая больница", государственного учреждения здравоохранения "Областная стоматологическая поликлиника", государственного учреждения здравоохранения "Челябинский областной врачебно-физкультурный диспансер", государственного учреждения здравоохранения "Челябинский областной кардиологический диспансер", государственного учреждения здравоохранения "Челябинский областной кожно-венерологический диспансер", областного государственного учреждения здравоохранения "Челябинская областная клиническая наркологическая больница", государственного лечебно-профилактического учреждения здравоохранения "Челябинский областной онкологический диспансер", государственного учреждения здравоохранения "Областной противотуберкулезный диспансер", государственного учреждения здравоохранения "Челябинский областной офтальмологический диспансер" по 1995 год включительно;
7) приказом возложить ответственность за сохранность архивных документов и постановку текущего делопроизводства в организации на конкретное лицо, копию приказа выслать в Министерство здравоохранения Челябинской области;
8) информацию о проделанной работе представить в административно-контрольный отдел Министерства здравоохранения Челябинской области к 01.09.2007.
2. Руководителям учреждений и предприятий, не указанным в пп. 6 п. 1
настоящего приказа, организовать передачу документов постоянного хранения в городские и районные архивные отделы по месту нахождения учреждений и предприятий.
3. Руководителям органов управления и учреждений здравоохранения муниципальных образований Челябинской области рекомендовать принять к исполнению пункт 1
настоящего приказа.
4. Сотрудникам административно-контрольного отдела Министерства здравоохранения Челябинской области (Целищева Э.А.) оказывать методическую и практическую помощь учреждениям здравоохранения в разработке в 2006 - 2007 годах индивидуальных инструкций по делопроизводству в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 и в составлении номенклатуры дел учреждений здравоохранения Челябинской области.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника административно-контрольного отдела Министерства здравоохранения Челябинской области Целищеву Э.А.
Министр здравоохранения
Челябинской области
В.А.ШЕПЕЛЕВ
