ПОСТАНОВЛЕНИЕ Главы администрации Челябинской области от 09.03.1993 № 69
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РУКОВОДСТВА ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ"
(вместе с "РУКОВОДСТВОМ ПО РАБОТЕ СО СЛУЖЕБНОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ")
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
Утратил силу в связи с изданием Постановления Губернатора Челябинской области от 23.09.1997 № 678.
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 9 марта 1993 г. № 69
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РУКОВОДСТВА ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ
В целях упорядочения работы с документами
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Руководство по работе со служебной корреспонденцией в аппарате администрации области утвердить.
2. Контроль за выполнением положений данного документа возложить на зав. Секретариатом Главы администрации области Олейник И.И.
Глава администрации
Челябинской области
В.П.СОЛОВЬЕВ
Утверждено
постановлением
Главы администрации
Челябинской области
от 9 марта 1993 г. № 69
РУКОВОДСТВО
ПО РАБОТЕ СО СЛУЖЕБНОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ
В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
I. Общие положения
Настоящее руководство определяет порядок подготовки служебных документов, организацию контроля за его исполнением и ведения делопроизводства в аппарате администрации области.
Работа с секретными документами регламентируется специальными инструкциями.
Ответственность за правильное ведение делопроизводства в аппарате администрации области возлагается на Секретариат Главы администрации.
В аппарате администрации установлена следующая система делопроизводства:
- прием, первичная обработка поступающей корреспонденции и обработка отправляемых документов;
- регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел по служебным документам;
- регистрация, контроль за сроками исполнения, формирование дел по работе с письмами по личным вопросам граждан;
- регистрация, оформление и выпуск распоряжений, постановлений Главы администрации;
- классификация документов, контроль за формированием дел, учет и хранение законченных делопроизводством документов.
Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Использование служебных материалов в печати и других средствах массовой информации (телевидение, радио и т.п.) допускается только с разрешения Главы администрации и его заместителей.
Бланки документов, применяемые в аппарате администрации области, заказываются: для аппарата администрации - заведующим машбюро, для комитетов и управлений - их руководителями, а печати и штампы - сектором кадров.
За учет и правильное расходование бланков несут ответственность: заведующий машбюро, референты и технические секретари приемных заместителей Главы и руководители структурных подразделений.
II. Общие требования по подготовке, оформлению
служебных документов
Документы, которые готовятся в аппарате администрации области, должны иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.
При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.
Наименование вида документа указывается на всех документах (распоряжение, постановление, справка и т.д.), кроме служебных писем. Все документы администрации области печатаются на бланках соответствующего образца.
Дата и номер являются обязательными реквизитами документов.
Датой документа, в зависимости от его вида и назначения, является дата его подписания либо утверждения, для письма - дата отправки.
Дата документа пишется в следующей последовательности: день, месяц, год (21.02.92).
В служебных письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно - цифровой способ оформления дат (20 февраля 1992 г.).
Номер документа - это порядковый номер для распоряжений, постановлений; для писем - это входящий или исходящий номер, присваиваемый ему при регистрации.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа обязательна на документах - ответах.
Каждый документ должен иметь краткий заголовок, отражающий его содержание (о чем), кроме документов, касающихся обращений граждан. Заголовок надо располагать перед текстом в левом верхнем углу под штампом.
должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, во второй части излагаются выводы, предложения, постановления, распоряжения или просьбы.
излагается четко, последовательно, кратко.
При наличии у документа приложения, оно должно иметь все необходимые для документа элементы:
- наименование;
- номер (если их несколько);
- заголовок (о чем);
- подпись лиц, ответственных за их содержание;
- отметки о согласовании, утверждении и т.д.
В документе обязательно делается ссылка на приложения. Обязательным реквизитом приложения является подпись соответствующего должностного лица.
Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными организациями, подразделениями, должностными лицами.
Согласование (визирование) оформляется грифом согласования, в состав которого входит слово "Согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата.
Визы должны проставляться на подлинниках документов (постановления, распоряжения), за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях (исходящие письма).
Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания. Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
В состав грифа утверждения входит слово УТВЕРЖДАЮ (заглавными буквами, без кавычек), наименование должностного лица, утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа (приложение № 1).
Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица. Копии распоряжений и постановлений Главы администрации области при их рассылке заверяются печатью.
Заверительная надпись оформляется на копиях документов, подготовленных в аппарате администрации области, и удостоверяет соответствие содержания копии подлиннику. Надпись составляется в форме: "верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения копии. На подпись ставится печать (перечень используемых в областной администрации печатей прилагается, приложение № 2).
Указание об исполнении документа дается в форме резолюции руководства администрации и руководителей структурных подразделений аппарата на бланке установленной формы.
Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя или исполнителей, в необходимых случаях, сроки исполнения, подписи и дата.
Если документ направляется на исполнение в подведомственную организацию, в резолюции обязательно указывается наименование этой организации.
В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.
III. Входящая корреспонденция
1. Регистрация входящей корреспонденции
Вся корреспонденция, адресованная администрации области, поступает в канцелярию, сортируется, вскрывается (за исключением писем с пометкой "лично"), проверяется наличие указанных приложений, затем готовится к рассмотрению руководством в соответствии с распределением обязанностей между Главой и его заместителями.
Письма регистрируются в компьютере, справочно - информационный материал и телеграммы - в отдельных журналах. Нормативные акты, письма граждан принимаются канцелярией и передаются для регистрации: нормативные акты - в отдел правового обеспечения деятельности администрации, письма - в сектор по работе с обращениями граждан.
На всех документах в день их поступления проставляется штамп администрации с указанием входящего номера и даты.
Входящий номер для писем состоит из индекса структурного подразделения:
01 - Соловьев В.П.
02 - Белишко А.Д.
03 - Лазаренко В.Н.
04 - Ратникова Л.И.
05 - Суденков Н.Р.
06 - Букрин В.Б.
07 - Городничая В.В.
08 - Кудрявцев Л.С.
кода темы, номера записи по данной теме и порядкового номера. Например: 07 - 133/276/6446 (07 - Городничая, 133 - тема, 276 - зарегистрировано писем по теме № 133, 6446 - зарегистрировано общее количество писем с начала года.
Входящим номером для телеграмм и справочно - информационных писем является порядковый номер, который исчисляется с начала года.
На лицевой стороне регистрационной карточки письма в компьютере указывается входящие номер и дата, наименование обратившейся организации, ее исходящие номер и дата, краткое содержание письма и резолюции на оборотной стороне - резолюция, ход исполнения и дата ответа заявителю.
При повторном поступлении документа ему присваивается новый входящий номер и обязательно делается ссылка на старый номер с приложением копии резолюции по первому письму.
2. Порядок прохождения входящей корреспонденции
Нормативные акты Верховного Совета, Президента, Правительства РФ фиксируются канцелярией и передаются для регистрации в отдел правового обеспечения деятельности администрации.
Решения, проекты решений областного Совета народных депутатов регистрируются канцелярией и тиражируются.
Копии решений передаются в отдел правового обеспечения, оригиналы - направляются в управление контроля и кадровой работы, проекты решений - Главе администрации.
Служебная корреспонденция, в том числе обращения граждан, рассматривается Главой, его заместителями и Управляющим Делами администрации области не более чем в двухдневный срок.
Закрытые документы вышестоящих органов регистрируются, докладываются руководству и контролируются заведующим первым отделом администрации области.
Зарегистрированные канцелярией письма, информации и т.п. в день поступления передаются в референтуры Главы и его заместителей. Срочные документы передаются немедленно.
Референты Главы готовят проекты резолюции к документам, передают их заведующему Секретариатом Главы. Зав. Секретариатом комплектует папку документов и не позднее 17.00 передает их на Рассмотрение Главе.
Резолюции печатаются на соответствующих бланках (приложение № 3), их содержание должно быть кратким и лаконичным. Документы могут иметь несколько резолюций одного или нескольких руководителей соответственно этапам рассмотрения: Главы администрации, заместителя Главы, начальника управления или комитета. При этом последующие резолюции не должны дублировать первую и противоречить ей, а лишь конкретизировать порядок исполнения, срок, исполнителя.
В том случае, когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является лицо, указанное в резолюции первым. Ему направляется оригинал документа с приложениями (подлинник).
По резолюции Главы необходимое количество копий для передачи их исполнителям снимает канцелярия, а по резолюции заместителя - его референты или технические секретари. Подлинник остается у ответственного исполнителя.
Соисполнители по согласованию с ответственным исполнителем в назначенный им срок предоставляют все необходимые материалы для обобщения и составления ответа.
Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов. Служебные документы должны исполняться не более чем в 30-дневный срок или в течение срока, указанного в резолюции руководства.
После рассмотрения руководством документы возвращаются в канцелярию для внесения резолюции в регистрационную карточку в компьютере.
На каждый поступивший в администрацию документ на основании резолюции канцелярия заполняет и отправляет заявителю отрывной талон (приложение № 4). Вся корреспонденция регистрируется и передается на рассмотрение в день поступления.
IV. Исходящая корреспонденция
1. Порядок прохождения отправляемых (исходящих) документов
Составление и оформление служебных документов в аппарате администрации должно отвечать требованиям, изложенным в разделе II настоящего руководства. Подготовка и прохождение служебных документов осуществляется в следующем порядке:
- печатание;
- согласование (визирование);
- передача на подпись;
- регистрация;
- отправка.
При передаче документа на подпись исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие необходимых виз и приложений.
Подготовленный документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. Документы, адресованные в вышестоящие органы власти и управления Российской Федерации, должны подписываться Главой администрации или лицом, исполняющим его обязанности, остальные документы - Главой или заместителями Главы в соответствии с распределением обязанностей. Подписанные документы передаются в канцелярию для регистрации и отправки.
Исходящим письмам присваивается самостоятельный номер, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового регистрационного номера. По письмам - ответам в регистрационной карточке (в компьютере) делается отметка об исполнении документа (письма - запроса).
Копия отправляемого документа обязательно остается в канцелярии.
Документы, переданные на отправку в канцелярию, должны быть отработаны и отосланы адресату в этот же день.
2. Оформление исходящих писем
На отправляемых документах адресат указывается в правом верхнем углу.
Наименование учреждения (структурного подразделения) указывается в именительном падеже.
Например: Министерство экономики и
финансов Российской Федерации
Управление делами
Допускается направление документов конкретному лицу,
например: Главе администрации Нагайбакского района
(фамилия в дательном падеже и инициалы).
или: Министерство образования
Российской Федерации
Управление Делами
Ведущему специалисту
Петрову А.И.
При адресовании документа нескольким однородным организациям
адресат может быть обозначен обобщенно.
Например: Председателям комитетов и
начальникам управлений.
При направлении документа в несколько адресов допускается указание не более четырех адресатов. При большом количестве - на каждом экземпляре документа указывается один конкретный адрес на основании списка на рассылку. На документах, направленных в Правительство РФ, указывается только один адрес.
При адресовании документа организации или частному лицу первой строкой указывается наименование организации, почтовый индекс, город, второй - улица, номер дома, квартиры, а затем указываются фамилия и инициалы частного лица.
Если письмо имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на __ листах (указать какому из адресатов, если их несколько).
При направлении письма конкретному лицу желательно обращение по имени - отчеству:
например: Уважаемый Иван Петрович! и т.п.
Каждое исходящее письмо должно иметь краткий заголовок (кроме ответов по обращениям граждан), расположенный в левом углу под штампом.
Исходящее письмо (инициативное) готовится в 3-х экз.:
первый - отправляется адресату,
второй - остается в канцелярии,
третий - передается исполнителю, подготовившему документ.
Письмо, которое является ответом на запрос, находящийся на контроле у Главы, готовится, как правило, в 4-х экземплярах. Четвертый экземпляр используется для снятия вопроса с контроля. Второй экземпляр исходящего письма визируется всеми заинтересованными должностными лицами и хранится в канцелярии. Обязательно указывается наименование организации, должность лица, подготовившего документ, его личная подпись с расшифровкой, дата и номер телефона (приложение № 5).
Оформление телеграмм, отправляемых из администрации области, осуществляется в соответствии с приложением 5а.
V. Документы вышестоящих органов власти и управления,
решения областного Совета народных депутатов
1. Порядок прохождения документов вышестоящих органов власти и управления
Законы РФ, постановления Верховного Совета РФ, Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ (далее нормативные акты) регистрируются отделом правового обеспечения деятельности администрации области в компьютере или журнале в день поступления и копируются в типографии администрации области не позднее следующего дня.
В день получения из типографии копий нормативных актов отдел правового обеспечения открывает регистрационную карточку на каждый подлинный его экземпляр. В регистрационной карточке указывается название, дата и номер нормативного акта, дата поступления его в администрацию и делается отметка о передаче подлинного акта и его копии в управление контроля и кадровой работы.
Передача нормативных актов производится под роспись ответственного работника названного управления с указанием даты. Согласно регистрационной карточке отдел правового обеспечения контролирует возврат подлинного нормативного акта управлением контроля и кадровой работы.
Управление контроля и кадровой работы в день получения подлинного нормативного акта и экземпляра его копии заводит на каждый подлинный нормативный акт контрольную карточку. В карточке необходимо указать обязательные для контроля реквизиты.
Управление в течение суток готовит нормативные акты для рассмотрения их Главой администрации. Получив документ с резолюцией Главы, управление контроля и кадровой работы делает соответствующую отметку в контрольной карточке.
Управление контроля и кадровой работы согласно резолюции Главы администрации проводит ознакомление с нормативными актами всех лиц, указанных в резолюции и контролирует выполнение резолюции. В первую очередь нормативный акт направляется непосредственному исполнителю. Руководитель, которому адресован нормативный акт, должен расписаться в контрольной карточке с указанием даты получения, ознакомиться с ним и в течение трех суток вернуть нормативный акт через своего референта или технического секретаря в управление контроля и кадровой работы.
При необходимости дальнейшей работы с нормативным актом референт или техсекретарь руководителя снимают с него копию.
На основании резолюции Главы его заместитель (заместители) дает поручение руководителям соответствующих структурных подразделений администрации, исполнение которой организует его референтура.
По возвращении подлинного нормативного акта после ознакомления с ним всех, указанных в резолюциях руководства администрации, лиц подлинный нормативный акт передается в отдел правового обеспечения под роспись ответственного работника отдела для систематизации и кодификации законодательства, а его копия остается в управлении контроля и кадровой работы для контроля исполнения. Отдел правового обеспечения во время ознакомления исполнителей с подлинным нормативным актом руководствуется его копией.
Каждый понедельник управление контроля и кадровой работы представляет в секретариат Главы сведения о нарушении сроков прохождения нормативных актов.
С целью оперативного информирования управлений и комитетов, структурных подразделений администрации о принятых нормативных актах отдел правового обеспечения деятельности администрации готовит их перечень за неделю и передает его каждую пятницу во второй половине дня в сектор регистрации и контроля Секретариата Главы для его последующей рассылки.
2. Порядок прохождения проектов решений и решений областного Совета народных депутатов
Проекты решений Малого Совета и областного Совета народных депутатов, поступившие в администрацию перед их заседаниями, регистрируются канцелярией, копируются в одном экземпляре и передаются Главе администрации, а для юридического заключения направляются в отдел правового обеспечения не позднее следующего дня за их поступлением. Отдел правового обеспечения в течение 3 - 5 дней готовит заключение и знакомит с ним Главу администрации области, либо по его указанию - заинтересованных должностных лиц администрации.
Глава администрации принимает решение о необходимости участия в работе Малого Совета народных депутатов, вносит свои замечания и дополнения.
Решения областного Совета, Малого Совета народных депутатов регистрируются канцелярией, копируются. Копия передается в отдел правового обеспечения деятельности администрации, где в течение 7 дней готовится юридическое заключение - правовая оценка каждого решения, а оригинал передается в управление контроля и кадровой работы для подготовки проекта резолюции Главы и организации контроля исполнения.
VI. Постановления и распоряжения
Главы администрации области
1. Общие положения
Глава администрации области в пределах своей компетенции издает постановления и распоряжения, согласно Закону РФ от 05.03.92 г. "О краевом, областном Совете народных депутатов и краевой, областной администрации".
Постановлением Главы администрации области от 27.08.92 № 262 "О вопросах соподчиненности в руководстве администрации области" установлен следующий порядок соподчиненности:
Первый заместитель имеет право издавать распоряжения по вопросам осуществления экономической реформы, распределения терзаказа, обеспечения реализации договоров поставок продукции, которые обязательны для исполнения всеми должностными лицами администрации области.
Первый заместитель по вопросам сельского хозяйства и продовольствия имеет право издавать распоряжения по вопросам своей деятельности, по распределению материальных и финансовых ресурсов, установленных для развития агропромышленного комплекса на каждый год.
Руководитель аппарата администрации области издает распоряжения по вопросам кадровых перемещений руководящих работников, контроля и внутриаппаратной работы.
Управляющий Делами администрации области издает распоряжения по вопросам своей деятельности (постановление Главы администрации от 19.08.92 № 258) и приказы по Управлению Делами.
При отсутствии письменного распоряжения или постановления Главы администрации области о делегировании его прав каждый из первых заместителей, руководитель аппарата, Управляющий Делами проводит работу и издает документы в соответствии со своими полномочиями.
Постановление - акт государственного управления, издаваемый Главой администрации на основе и во исполнение законов, Указов Президента и постановлений Правительства РФ; акт нормативного значения, устанавливающий права и обязанности, а также правила определенного поведения; издается по наиболее важным вопросам, входящим в компетенцию Главы администрации.
Распоряжение - акт государственного управления, имеющий индивидуальное значение, предназначенный для решения конкретного вопроса. Издается по вопросам текущего оперативного руководства.
Постановления и распоряжения именуются в дальнейшем "документы".
Постановления и распоряжения печатаются на бланках установленного образца.
2. Основные требования к проектам постановлений и распоряжений
Проекты документов должны отвечать следующим требованиям.
Каждый документ (постановление, распоряжение) должен иметь:
- заголовок, кратко отражающий содержание документа (о чем);
В констатирующей части:
- изложение цели и задачи принятия документа;
- ссылку на нормативные акты, на основе и во исполнение которых он принимается.
В резолютивной части обязательно указываются:
- органы, предприятия, организации и учреждения и их руководители, которым поручается выполнение конкретных действий;
- сроки выполнения как отдельных пунктов, так и документа в целом;
- органы и должностные лица, на которых возлагается контроль, а также форма контроля;
- необходимость публикации или других форм доведения содержания документа до населения.
Объем проекта документа не должен превышать четырех машинописных листов.
Документ должен иметь четкое изложение, исключающее возможность двоякого его толкования. Исправления и зачеркивания в тексте документа не допускаются.
3. Подготовка проектов постановлений и распоряжений
В подготовке проектов постановлений и распоряжений Главы администрации и его заместителей наряду с заинтересованными органами, предприятиями, учреждениями и организациями должны участвовать работники соответствующих управленческих структур и подразделений аппарата администрации области, отвечающие за полноту и качество проектов документов.
Участие юридических служб управленческих структур, предприятий, объединений, учреждений и организаций в подготовке проектов документов обязательно.
Если принимаемый документ частично дополняет или изменяет ранее принятый по этому вопросу, необходимо отразить это в тексте документа.
Например: п. 2 постановления Главы администрации от 20.07.92 № 214 "О подготовке жилищно - коммунального хозяйства к работе в зимних условиях 1992 - 1993 гг." дополнить, изложив его в следующей редакции:... (следует текст п. 2 с дополнением).
Если принимаемый документ исключает действие ранее принятого по этому вопросу документа или его часть, он должен содержать указание о признании документа в целом, либо определенной его части (пункта) утратившим силу.
Приложения к документу оформляются в соответствии с требованиями, изложенными выше. В правом верхнем углу первой страницы указывается:
Приложение к постановлению
(распоряжению) Главы
администрации области
от ____________ № ________
Если приложений несколько, они должны быть пронумерованы.
В тексте документа делается ссылка на приложения. Приложения к документу подписываются заместителем Главы администрации по соответствующему направлению работы.
Устав или положение организации (отдела, управления) утверждаются постановлением Главы администрации.
(Например: положение о главном управлении народного образования - утвердить), в правом верхнем углу первого листа положения, устава указывается:
Утверждено (утвержден) постановлением
Главы администрации
от ___________________ № ________
Печатается проект документа четко, лентой черного цвета, через 1,5 интервала. Бланк "Глава администрации" используется в том случае, если документ будет представлен на подпись Главе администрации или лицу, на которого возложено исполнение обязанностей Главы на период его отсутствия.
Если документ подписывает Глава, то в конце текста печатается первая буква имени и фамилии Главы (В.Соловьев, без указания должности). (Приложение № 6).
Если подписывает лицо, его заменяющее, то печатается наименование должности, первая буква имени и фамилия (исполняющий обязанности Главы администрации области А.Белишко) (Приложение № 7).
Распоряжения, принимаемые заместителями Главы администрации, в пределах их компетенции, печатаются на бланках "Администрация области" (Приложение № 8).
4. Согласование и визирование проектов постановлений и распоряжений
Содержание проектов документов и вытекающие из них поручения должны быть согласованы с руководителями всех указанных в нем управленческих структур, предприятий, объединений, учреждений и организаций. Согласование подтверждается визированием проектов документов на оборотной стороне последнего листа, включая приложения.
При несогласии - кратко указываются причины.
Обязательно визирование постановлений и распоряжений следующими должностными лицами:
1. Заместителем Главы администрации, курирующим вопрос (визирует последним).
2. Руководителем управления, комитета, отдела, представляющим документ на подпись.
3. Руководителями всех других заинтересованных организаций, отмеченных в документе.
4. Заведующим отделом правового обеспечения деятельности администрации области (визирует перед заместителем Главы)
При этом указывается должность лица, визирующего документ, расшифровка его фамилии и инициалы (начальник главного управления народного образования С.А. Репин). Если визирует заместитель отсутствующего руководителя организации, следует подписать: "Первый заместитель (или заместитель) начальника главного управления народного образования..." (не допускаются черточки (за) перед фамилией руководителя и без расшифровки должности и фамилии завизировавшего).
Визы располагают на обороте последней страницы подлинника документа (приложение № 6).
Автор документа (исполнитель) проставляет свою должность, ф.и.о. и номер рабочего телефона в левом нижнем углу той же страницы с пометкой "исполнитель".
К документу должен быть приложен (или напечатан на обороте последней страницы, где находятся визы) перечень организаций, которым следует послать документ (рассылка, приложение № 6).
Готовый к подписи документ сдается заведующему секретариатом администрации области, который проверяет его соответствие всем требованиям и представляет Главе администрации.
В случае доработки проекта документа в соответствии с принципиальными замечаниями Главы администрации или его первого заместителя согласование и визирование производится вновь. Если не было внесено принципиальных изменений, ранее полученные визы прилагаются к окончательному варианту проекта.
Подписанные Главой документы вновь возвращаются к заведующему секретариатом, затем передаются в сектор регистрации и контроля, где им присваивается соответствующий номер и дата (день подписания документа). Например: 20.07.91 № 225 или № 225-р, если это распоряжение.
5. Рассылка постановлений и распоряжений
Сектором регистрации и контроля зарегистрированный документ сдается в типографию для тиражирования. Затем все экземпляры документа заверяются печатью секретариата Главы и в соответствии с указанной рассылкой передаются в канцелярию для отправки исполнителям.
Кроме того, копия каждого документа направляется:
- управлению контроля и кадровой работы;
- отделу правового обеспечения;
- пресс - секретарю Главы;
- областному Совету народных депутатов (постановления).
Еженедельно постановления и распоряжения, принятые за истекшую неделю, переплетаются и отправляются в Резиденцию Президента РФ и Конституционный суд.
В случае утраты кем-либо (администрацией, комитетом, управлением) высланного документа дубликат его выдается сектором регистрации и контроля с разрешения зав. секретариатом администрации области, о чем на подлинном документе делается отметка.
VII. Организация контроля исполнения документов
Основными функциями системы контроля исполнения документов являются:
- регистрация, учет и постановка документов на контроль;
- регулярное информирование руководства администрации области о состоянии исполнения документов;
- информирование исполнителей о приближении сроков окончания выполнения поручения;
- сбор и анализ информационных материалов, подготовка исполненных документов для снятия с контроля.
В областной администрации предусмотрен контроль исполнения следующих документов:
Управление контроля и кадровой работы
- Законы РФ, постановления Верховного Совета РФ, Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ;
- постановления и распоряжения Главы администрации;
- решения областного Совета по вопросам, входящим в компетенцию областной администрации.
Отдел правового обеспечения деятельности администрации области
Протесты и представления прокуратуры, протесты областного Совета народных депутатов.
Референтуры заместителей Главы
- поручения заместителей Главы;
- протоколы совещаний, проводимых Главой по направлению работы заместителя Главы и совещаний, проводимых заместителями.
Сектор регистрации и контроля секретариата Главы
- поручения Главы администрации по служебным письмам;
- поручения с оперативных совещаний у Главы.
Сектор по работе с обращениями граждан
- обращения граждан.
Необходимость контроля за исполнением того или иного документа определяется Главой администрации, его заместителями или Управляющим Делами администрации области.
На первой странице документа, в правом верхнем углу (или прямо на резолюции) Секретариатом ставится штамп "Контроль" с указанием срока исполнения. По этим документам к указанному сроку в Секретариат Главы должна быть представлена информация об исполнении поручения, резолюции Главы.
Организационно - техническую работу по проверке исполнения ведут референты Главы администрации области, заместителей Главы. Ответственность по контролю исполнения в референтурах возлагается на одного из референтов. Примерный перечень дел - приложение № 9.
Референт, на которого возможен контроль, имеет право запрашивать в полном объеме информацию о ходе выполнения постановления, поручения и т.п. от подразделений областной администрации или любого должностного лица.
При исполнении документа (поручения) несколькими заместителями, работа по обобщению материалов, отражающих ход исполнения и составление итоговой записки координируется тем заместителем Главы администрации, фамилия которого в резолюции стоит первой.
Документы строго исполняются в период, указанный в тексте документа или резолюции руководства администрации.
Если срок не оговорен, то он не должен превышать 30 календарных дней со дня получения документа.
В тех случаях, когда документы требуют дополнительной проработки и согласования, от имени заместителя Главы администрации готовится служебная записка Главе администрации с просьбой о продлении сроков исполнения.
После того, как документ поставлен на контроль службами администрации в соответствии с распределением функций по контролю, в референтуру заместителя Главы администрации дается информация о необходимости контроля за прохождением документа и ходом его выполнения в указанный срок.
За три дня до окончания срока исполнения теми же службами дается напоминание о том, что срок исполнения истекает.
Референт, ответственный за контроль должен отчитаться об исполнении документа или поручения не позднее дня, указанного для исполнения в резолюции руководителя.
Управление контроля и кадровой работы, отдел правового обеспечения, сектор регистрации и контроля и по работе с обращениями граждан по истечении каждого месяца представляют для Главы администрации информацию о ходе выполнения документов, находящихся на контроле.
Информация о поручениях Главы по служебным письмам дается ежедневно. В день истечения срока исполнения поручения Главы референты его заместителей представляют в сектор регистрации и контроля информацию о выполнении поручения на данную дату, которая на следующий день вносится на рассмотрение Главе администрации.
По каждому постановлению и распоряжению, поставленному на контроль, референт ведет контрольную папку, где накапливается материал в т.ч. итоговая справка о выполнении постановления (распоряжения).
Документ или поручение считаются исполненными, если подготовлен и подписан Главой или его заместителем, внесшим резолюции, ответ, (служебная записка) и об этом извещены все заинтересованные органы и должностные лица.
Информация об исполнении поручения может быть представлена в виде копии письма - ответа заявителю, если в нем дается ответ на все поставленные вопросы, или отдельная короткая информация (Приложения № 10).
VIII. Подготовка документов к печатанию
в машинописном бюро
Машинописное бюро администрации области печатает материалы аппарата администрации и комитетов в соответствии с утвержденным перечнем.
Рукописные тексты проектов сдаются в машинописное бюро написанными грамотно, разборчивым почерком, с указанием исполнителя и номеров его телефона.
Материал для печати принимает заведующая машбюро и просматривает его.
Проекты постановлений, распоряжений, исходящих писем и телеграмм, передаваемых в машбюро, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями настоящей инструкции.
Документы сдаются и забираются только исполнителем. Количество экземпляров для исполнения в машбюро не должно превышать пяти.
Документы печатаются в течение дня, срочность исполнения их определяется заведующей машбюро, а в случае разногласий с заказчиком - заведующим Секретариатом Главы администрации.
IX. Печатание документов в типографии
Порядок сдачи, приема и выдачи готовой продукции установлен "Едиными правилами печатания несекретных документов".
Ответственность за содержание сдаваемых в печать материалов несут должностные лица, которые обязаны провести тщательную их проверку, не допускать наличия в тексте сведений, не подлежащих открытому опубликованию.
Тиражирование документов на "ВП" и множительных аппаратах производится только с разрешения ответственных лиц каждого структурного подразделения администрации.
К оригиналу документа, передаваемому в типографию для печатания, приобщается заявка, в которой указывается наименование документа (постановление, распоряжение, письмо, справка), число страниц, требуемое количество размноженных экземпляров.
Начальник типографии определяет вид печати. Срок изготовления согласовывается с заказчиком.
Тиражи до 25 экз. изготовляются на копировально - множительных аппаратах; тиражи свыше 25 экз. - на машинах офсетной печати.
Приложение № 1
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации области
_____________________________
личная подпись Фамилия И.О.
____________
дата
Секретариат главы администрации области сообщает, что письмо
(телеграмма) исх. № ______________________________________________
_______ от _______199 г. рассмотрено главой (заместителем главы)
администрации ____________________________________________________
(ф.и.о.)
Для дальнейшей работы письмо (телеграмма) передано
__________________________________________________________________
(ф.и.о. и должность)
Резолюцией главы (заместителя) определен срок исполнения
до _________________199 г.
При использовании данного ответа для снятия поручения с
контроля на 4-ом экземпляре допечатывается следующий текст:
На основании этого ответа заявителю предлагаю поручение по
письму вх. № 01-90/58 от 11.06.92 г. с контроля снять.
Зам. Главы В.Букрин
или
Референт (В.Уфимцев)
С контроля снять В.Соловьев
Исп. Валова П.Д.
33-33-33
Приложение № 5а
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕЛЕГРАММ,
ОТПРАВЛЯЕМЫХ ИЗ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ
Телеграммы печатаются через 2 интервала. Сокращения и переносы слов в тексте не допускаются. Знаки препинания в тексте пишутся словами: тчк, зпт, скб, двтчк и т.д.
В адресе телеграмм, отправляемых внутри города Челябинска и за пределы области, указывается почтовое отделение.
Телеграммы с одинаковым текстом печатаются и подписываются на отдельных листах каждому адресату. В канцелярию сдается один экземпляр каждой отправляемой телеграммы с подписью руководителя.
Образец
МОСКВА 97 ИЛЬИНКА 9
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
или
ЕТКУЛЬ ЧЕЛЯБИНСКОЙ
ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ
или
ДОЛГОДЕРЕВЕНСКОЕ СОСНОВСКОГО ЧЕЛЯБИНСКОЙ
ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ
или
ГЛАВАМ АДМИНИСТРАЦИЙ ГОРОДОВ РАЙОНОВ ОБЛАСТИ
Целях обеспечения ввода эксплуатацию объектов жилищного зпт
социального назначения прошу изыскать возможность дополнительного
выделения области 600 млн. рублей тчк Глава Челябобладминистрации
Соловьев
__________________________________________________________________
"____"____________ 1993 г.
Глава администрации
области В.Соловьев
Исп. Петров В.С.
37-87-15
Приложение № 6
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 02.11.92 № 316
г. Челябинск
О дополнительном регулировании
тарифов на электрическую,
тепловую энергию
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от
17.09.92 № 1089 "О государственном регулировании цен на отдельные
виды энергоресурсов" постановляю:
1. Согласиться с предложением областной энергетической
комиссии и утвердить тарифы на электрическую и тепловую энергию с
учетом дополнительных коэффициентов к предельным тарифам на
энергию (приложение № 1).
2. Утвердить перечень предприятий, организаций и учреждений,
входящих в группу потребителей энергии, к которым применяются
фиксированные коэффициенты (приложение № 2).
Довести до сведения глав администраций городов и районов
области, что отнесение предприятий, организаций и учреждений к
этой группе потребителей энергии является прерогативой
администрации области.
3. ПО Челябэнерго (Гусихин Ю.П.) в 10-дневный срок установить
для оптовых потребителей - перепродавцов тарифы на полученную
энергию из сетей ПО Челябэнерго на границе раздела сетей. Об
исполнении доложить администрации области до 20.11.92.
4. Настоящее постановление опубликовать в газетах "Челябинский
рабочий" и "Вечерний Челябинск".
5. Контроль за выполнением постановления возложить на
заместителя Главы администрации области Букрина В.Б.
6. Считать утратившим силу постановление Главы администрации
области от 01.06.92 № 182.
В.Соловьев
Постановление визируют:
Заместитель Главы администрации В.Б.Букрин
01.11.92
Председатель комитета по индустриальному А.П.Ливинский
комплексу, энергетике, транспорту, связи и ЖКХ 29.10.92
Начальник управления цен администрации М.А.Лушников
области 29.10.92
Генеральный директор ПО Челябэнерго Ю.П.Гусихин
30.10.92
Зав. отделом правового обеспечения В.М.Курочкина
деятельности администрации области 31.10.92
Постановление разослать:
Комитет по индустриальному комплексу
Референтура Букрина В.Б.
Администрациям городов и районов области
ПО Челябэнерго
Предприятие Челябэнергонадзор
Предприятие "Облкоммунэнерго"
Управление топливной промышленности
Финансовое управление
Департамент сельского хозяйства
Редакции газет "Челябинский рабочий" и "Вечерний Челябинск"
Управление внутренних дел области
ПО Челябинскуголь
ТПО Челябинскавтотранс
ТПО ЖКХ
Управление ЮУЖД
Членам энергетической комиссии (21)
Исполнитель Фетисов Т.Г. - ведущий специалист комитета по
тел. № индустриальному комплексу
Приложение № 7
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 17.07.92 № 220
г.Челябинск
О мерах по совершенствованию
работы с гуманитарной помощью,
поступающей из-за рубежа
(Текст постановления)
Исполняющий обязанности
Главы администрации области А.Белишко
Приложение № 8
АДМИНИСТРАЦИЯ ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 11.01.93 № 2-л
г. Челябинск
О планах работы государственных
аграрных управлений
и служб в 1993 году
(Текст распоряжения)
Первый заместитель Главы
администрации области В.Лазаренко
Приложение № 9
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЛ
по контролю исполнения в реферантурах заместителей
Главы администрации области
1. Журнал регистрации документов вышестоящих органов власти и управления.
2. Журнал регистрации поступивших постановлений и распоряжений Главы и его заместителей.
3. Журнал регистрации поступивших решений областного Совета и малого Совета народных депутатов.
Примерный образец заполнения журналов
для пунктов 1, 2, 3
4. Журнал регистрации писем и телеграмм, поступивших на имя Главы.
5. Журнал регистрации писем, поступивших на имя заместителя.
6. Журнал регистрации телеграмм, поступивших на имя заместителя Главы администрации.
Примерный образец заполнения журналов
для пунктов 4, 5, 6
