РЕШЕНИЕ Собрания депутатов Южноуральского городского округа Челябинской области от 26.05.2005 № 50
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В СОБРАНИИ ДЕПУТАТОВ ЮЖНОУРАЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА"
(вместе с "ИНСТРУКЦИЕЙ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В СОБРАНИИ ДЕПУТАТОВ")
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ЮЖНОУРАЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
РЕШЕНИЕ
от 26 мая 2005 г. № 50
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ
В СОБРАНИИ ДЕПУТАТОВ ЮЖНОУРАЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
Собрание депутатов Южноуральского городского округа
РЕШАЕТ:
Утвердить Инструкцию по работе с документами в Собрании депутатов Южноуральского городского округа (прилагается).
Председатель
Собрания депутатов
Южноуральского городского округа
Челябинской области
Е.А.СОБОЛЕВ
Утверждена
решением
Собрания депутатов
Южноуральского городского округа
Челябинской области
от 26 мая 2005 г. № 50
ИНСТРУКЦИЯ
ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В СОБРАНИИ ДЕПУТАТОВ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по работе с документами в Собрании депутатов (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Регламентом Собрания депутатов, Положением об аппарате Собрания депутатов, федеральными нормативными актами. Инструкция устанавливает единые правила работы со служебными документами и с обращениями граждан и организаций в Собрании депутатов.
1.2. Правила работы с секретными документами, а также документационного и технического обеспечения закрытых заседаний регламентируются специальными инструкциями.
1.3. Депутаты Собрания депутатов при работе со служебными документами Собрания депутатов руководствуются настоящей Инструкцией.
Соблюдение правил, установленных инструкцией, обязательно для работников Собрания депутатов, депутатов и их помощников.
Вновь принятые на работу сотрудники аппарата Собрания депутатов должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией руководителями структурных подразделений аппарата, помощники депутатов - отделом по работе с кадрами.
1.4. Обеспечение единой системы делопроизводства в Собрании депутатов, осуществление документационного обеспечения, подготовка методических материалов по вопросам работы с документами, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции возлагаются на организационный отдел аппарата (далее - орготдел).
1.5. Ответственность за соблюдение правил, установленных настоящей Инструкцией, постоянными комиссиями Собрания депутатов (далее - комиссия) и структурных подразделений аппарата возлагается на их руководителей.
1.6. Внесение изменений и дополнений в настоящую Инструкцию осуществляется решением Собрания депутатов.
2. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ПРОХОЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Прием, регистрация и доставка документов
2.1.1. Поступающие в Собрание депутатов Проекты решений, другие документы принимаются и регистрируются специалистом орготдела.
Документы, поступающие через отделение связи (почтой), доставляются фельдъегерской службой и нарочными.
Регистрации подлежат документы, имеющие установленные реквизиты оформления, в том числе наименование или бланк организации (должностного лица), направившей документ, дату и номер, адресат, подпись или оттиск печати.
Документы, подготовленные в комиссиях и в орготделе, для доставки по назначению передаются через орготдел.
Допускается передавать отдельные внутренние документы из одной комиссии в другую непосредственно сотрудниками аппарата с обязательной отметкой в своих учетных формах (журналах, картотеке, персональном компьютере (далее - ПК)).
2.1.2. При поступлении документов непосредственно в комиссию или аппарат они должны быть переданы для регистрации в орготдел.
Документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Состав нерегистрируемых документов определяется Перечнем корреспонденции, не подлежащей регистрации в орготделе (приложение 1).
2.1.3. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или отдельных их листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конверте номерам вложенных в него документов, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в орготделе, а второй приобщается к поступившему документу и возвращается отправителю документа. Ошибочно доставленные документы орготдел возвращает отправителю.
2.1.4. Конверты и пакеты, адресованные с пометкой "Лично", не вскрываются и передаются адресату.
2.1.5. Конверты, в которых поступили документы, уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, даты отправки и получения документа.
2.1.6. Документы регистрируются в день поступления до 16 часов. Документы, поступившие на имя председателя Собрания депутатов от имени Главы Южноуральского городского округа, а также с пометкой "Срочно" регистрируются и передаются незамедлительно.
При регистрации документа заполняется электронная регистрационная карточка (далее - карточка), информация о документе вводится в электронную базу данных (исходящий номер, дата, фамилия подписавшего документ лица, количество листов документа и приложений к нему, а также вводится краткое содержание документа, указывается, кому он адресован, дата и время передачи документа по назначению. В карточку могут вносится и другие необходимые данные).
Порядковый регистрационный номер документа и дата его регистрации проставляются в карточке в автоматическом режиме.
В правом нижнем углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп.
2.1.7. На поступившие в Собрание депутатов проекты решений в день их регистрации заводятся карточки указанной выше формы. Проекту решения присваивается регистрационный номер.
После получения резолюции председателя Собрания депутатов на внесенный проект решения, ее содержание вводится в карточку проекта решения.
2.1.8. При получении повторных документов по одному и тому же вопросу заполняются новые карточки со ссылкой на регистрационный номер и дату предыдущего обращения. В первичной карточке делается ссылка на регистрационный номер и дату вторичного обращения.
2.1.9. После регистрации документы направляются председателю Собрания депутатов или его заместителю, председателям комиссий и руководителям подразделений аппарата Собрания депутатов.
Ошибочно направленные в аппарат документы должны возвращаться незамедлительно в канцелярию.
2.1.10. Резолюции (поручения) председателя Собрания депутатов или его заместителя, рассмотревших документы, оформляются на специальном бланке или непосредственно на документе в верхней его части на свободном от текста месте.
В резолюции (поручении) дается указание по исполнению документа, определяются должностные лица, участвующие в работе с документом. Ответственный исполнитель указывается первым. При необходимости указывается срок исполнения.
2.1.11. Документы, рассмотренные председателем Собрания депутатов или его заместителем, после внесения содержания резолюции в карточку направляются в орготдел.
2.1.12. Специалист не регистрирует и возвращает в подразделения аппарата документы, подготовленные и оформленные с нарушением установленных настоящей инструкцией требований.
2.2. Организация работы с документами
депутатов Собрания депутатов
2.2.1. Организация и непосредственное ведение делопроизводства депутата Собрания депутатов возлагается на самого депутата или его помощника. Помощник обеспечивает:
получение, учет и представление депутату поступающих на его имя документов,
по поручению депутата - исполнение поступающих документов,
правильное и своевременное составление и оформление документов за подписью депутата, их учет, подготовку к отправке, формирование документов в дела,
оформление заказов (за подписью депутата) на машинописные и копировально-множительные работы с документами только служебного характера,
контроль за поступлением ответов на депутатские запросы и другие обращения депутата.
2.2.2. Входящие документы, поступившие на имя депутата Собрания депутатов, не вскрываются, а передаются депутату или его помощнику, который ведет учет поступивших документов.
Если документы, поступившие депутату Собрания депутатов в закрытом конверте, носят служебный характер и связаны непосредственно с его деятельностью в Собрании депутатов, они должны быть переданы в орготдел для регистрации с последующим возвратом депутату.
2.2.3. Исходящие документы служебного характера оформляются помощником депутата в соответствии с п.п. 5.3 - 5.5 раздела 5 настоящей Инструкции.
Письма депутатов неслужебного характера, не связанные с его деятельностью в Собрании депутатов, к отправке через орготдел не принимаются.
2.2.4. Для оформления писем и других служебных документов за подписью депутата Собрания депутатов используется бланк депутата Собрания депутатов (приложение 2). Документы должны оформляться в соответствии с правилами, установленными разделом 3 настоящей Инструкции.
2.2.5. Обеспечение депутатов Собрания депутатов документами и материалами к заседаниям Собрания депутатов, типографскими изданиями и нормативными материалами осуществляется в порядке, определяемом разделом 7 настоящей Инструкции.
2.3. Организация работы с документами
в подразделениях аппарата Собрания депутатов
2.3.1. Учет поступления, прохождения и исполнения документов в аппарате ведется с использованием ПК либо посредством записей в журнале.
2.3.2. Документы, поступившие в аппарат, передаются руководителю аппарата и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются на исполнение или для ознакомления под расписку или с отметкой в учетной форме.
Сотрудники, ознакомившиеся с документом, проставляют свою подпись и дату ознакомления на обратной стороне документа внизу либо на специальном листе ознакомления.
Руководитель аппарата организует свою работу с поступившими документами, обеспечивает подготовку (при необходимости) ответных документов, контролирует качество и своевременность исполнения поручений.
После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на самом документе или отдельном листе бумаги результаты выполнения поручения, например:
"Направлен ответ, исх. № и дата", "Учтено при формировании замечаний к проекту решения (название)", "Дан устный ответ" и так далее.
На исполнительном документе руководитель аппарата делает отметку "в дело". Отметка "в дело", дата и подпись руководителя проставляются на исполненном документе либо на справке (информации) о результатах исполнения документа.
Не реже одного раза в месяц руководитель орготдела сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у сотрудников аппарата, с учетными данными, составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает председателю.
2.3.3. Подготовленный письменный ответ на исполненный документ передается на подпись руководителю аппарата вместе с копией, завизированной исполнителем. Подписанный соответствующим руководителем документ передается в орготдел для отправки адресату. Копия ответа и входящий документ передаются в орготдел для помещения в дело.
Данные об исполнении документа, находящегося на контроле (номер и дата ответа, номер дела и т.д.), исполнителем должны быть сообщены руководителю, давшему поручение.
Исполнителем заполняется бланк "Справка для снятия письма с контроля (продления срока рассмотрения)" (приложение 16).
Документ, снятый с контроля руководителем, давшим поручение, считается исполненным и передается в канцелярию с отметкой "в дело".
2.3.4. Формирование и ведение дел в аппарате осуществляется в соответствии с номенклатурой дел аппарата (приложение 17).
Исполненные документы, подлежащие сдаче в архив, передаются в архив орготделом. Остальные документы хранятся в аппарате до истечения срока хранения, указанного в номенклатуре дел.
2.3.5. При работе с документами в подразделениях аппарата необходимо руководствоваться следующими требованиями:
сотрудники, работающие с документами, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате служебных документов сотрудник, ответственный за вопросы делопроизводства аппарата, и исполнитель, за которым числится утраченный документ, составляют акт. Акт утверждает руководитель аппарата. При необходимости назначается служебное расследование,
сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у сотрудника,
не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией,
передача служебных документов или их копий сотрудникам иных организаций может производиться только с разрешения председателя Собрания депутатов,
передача копий служебных документов представителям средств массовой информации осуществляется только по согласованию с председателем Собрания депутатов,
при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) сотрудник, получивший служебные документы, должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы.
2.3.6. Для оперативной передачи и приема документов, информационных материалов аппаратом может использоваться факсимильная связь.
Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом.
Полученные (или отправленные) факсограммы подлежат учету в отдельном журнале учета с добавлением к нему буквы "Ф".
2.4. Учет и регистрация внутренних документов
2.4.1. Внутренние документы оформляются в соответствии с требованиями раздела 3 настоящей Инструкции.
2.4.2. На внутренних документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается номер документа с буквами "ВН".
Передача документов, адресованных внутри комиссий аппарата, а также учет этой передачи осуществляется орготделом и помощниками депутатов.
2.4.3. Последующая работа с внутренними документами производится в соответствии с общим порядком работы с поступившими служебными документами в аппарате.
2.5. Работа с обращениями граждан
2.5.1. Обращения граждан (далее - обращения), адресованные Собранию депутатов, регистрируются, учитываются и обрабатываются в организационном отделе (далее - орготдел). Работа с обращениями организуется в соответствии с Законом Челябинской области "Об обращениях граждан" и порядком, утвержденным Собранием депутатов.
На обращениях, в том числе принятых во время личного приема, в верхнем углу первого листа письма проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и входящего порядкового номера.
2.5.2. Регистрация и учет обращений ведутся в автоматизированной информационной системе с использованием ПК.
Конверты от обращений сохраняются и прикладываются к письмам, если в них не указан адрес заявителя.
2.5.3. Обращения в соответствии с поручениями руководства Собрания депутатов направляются в аппарат через орготдел.
Необходимость контроля за исполнением того или иного обращения определяется руководством Собрания депутатов.
На первой странице резолюции или сопроводительного письма к обращению в правом верхнем углу отделом по работе с обращениями ставится штамп "Контроль" с указанием срока исполнения. К указанному сроку в орготдел должна быть представлена информация об исполнении поручения, резолюции председателя Собрания депутатов.
Если обращение требует дополнительной проработки, председатель Собрания депутатов или его заместитель продлевают срок исполнения с обоснованием причины изменения срока.
В этом случае исполнитель направляет автору промежуточный ответ.
За три дня до окончания срока исполнения поручения орготдел делает напоминание.
Обращения по вопросам, не относящимся к компетенции Собрания депутатов, в пятидневный срок направляются по принадлежности в соответствующие органы государственной власти и органы местного самоуправления, организации и должностным лицам с уведомлением об этом заявителей в письменной форме.
2.5.4. Обращения передаются ответственным исполнителям для подготовки ответа либо учета их нормотворческой работы под расписку.
2.5.5. Орготдел обязан обеспечивать своевременное и объективное рассмотрение обращений в установленные Законом Челябинской области "Об обращениях граждан" сроки и порядке работы с обращениями граждан, сообщать о принятых решениях заявителям. Отметки о ходе и итогах рассмотрения обращений вносятся в регистрационную карточку.
Обращения рассматриваются в срок, как правило, не более 15 дней со дня их регистрации, а требующие дополнительного изучения и проверки - в срок до одного месяца.
Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры или дано разъяснение и об этом уведомлен автор обращения.
2.5.6. Сопроводительные письма к обращениям, направляемым руководителям соответствующих органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также руководителям организаций, подписываются руководителем Собрания депутатов.
Сопроводительные письма к обращениям или ответы на них регистрируются и отправляются через орготдел. Регистрационный номер сопроводительного письма к обращению совпадает с номером, под которым зарегистрировано обращение. Ответы и сопроводительные письма печатаются на бланках Собрания депутатов и содержат информацию об исполнителе (фамилию, инициалы, номер телефона), а также полный адрес заявителя (почтовый индекс, адрес, фамилию, инициалы).
2.5.7. Орготдел ведет анализ обращений и периодически представляет руководству Собрания депутатов информационно-справочные материалы о поступивших и рассмотренных письменных и устных обращениях.
3. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Общие требования
3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках формата А4 (210 x 297 мм) установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов (приложения 2 - 20), а также на стандартных листах бумаги.
На бланках печатаются документы, представляемые для рассмотрения на заседаниях Собрания депутатов и его комиссий, направляемые в аппарат, а также исходящие документы, направляемые в другие учреждения и организации.
Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного и иного обеспечения в основном ведется без использования бланков на стандартных листах бумаги.
Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий служебных писем, остающихся в делах (кроме ксерокопий).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, мм:
30 - левое, 10 - правое, 20 - нижнее.
3.1.2. Документы подписываются должностными лицами Собрания депутатов по вопросам, входящим в их компетенцию.
Документы от имени Собрания депутатов на гербовых цветных бланках подписываются председателем Собрания депутатов, в отсутствие председателя - его заместителем или исполняющим обязанности председателя (приложение 3).
Документы на бланках комиссий - их председателями (приложения 7 - 12).
Совместные документы за подписями двух или более председателей комиссии, руководителей аппарата оформляются на стандартном листе бумаги.
Заместитель руководителя аппарата подписывает документы на бланках только в случаях, когда он замещает руководителя.
Подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия определенного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности) не допускается.
Подписание документа предусматривает: указание полного наименования должности, собственноручную подпись и ее расшифровку с инициалами. Если документ подготовлен на бланке, то наименование должности подписывающего производится без указания элементов, имеющихся на бланке.
Внесение в подписанные документы исправлений и добавлений не разрешается.
3.1.3. Представляемые на подпись документы визируются исполнителями, ответственными за подготовку документов, руководителями аппарата. Виза включает в себя наименование должности визирующего с указанием номера служебного телефона, личную подпись (с расшифровкой) и дату. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа, к нему прилагаются замечания или особое мнение тех лиц, у которых они возникли.
Если в процессе согласования в проект вносятся существенные изменения, то они подлежат повторному визированию.
3.1.4. На документе должна быть указана дата. Датой документа является дата его подписания либо дата принятия - для документов, принимаемых коллегиально. Датой утверждаемых документов служит дата их утверждения.
Дата проставляется тремя парами цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (например: 15.09.2005). Допускается словесно-цифровой способ (например: 15 марта 2005 года).
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утверждающего документ, даты утверждения. Если документ утверждается нормативным или распорядительным актом, то гриф утверждения включает в себя: слово УТВЕРЖДЕН (утверждена, утверждены или утверждено), согласование в роде и числе с наименованием утверждаемого документа, наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер.
3.1.5. Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами справа нижнего поля документа без слова "страница".
3.1.6. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то они перечисляются ниже текста документа по форме:
Приложение: на... листах, в... экз.
Если названия приложений не приведены в тексте документа, то приложения перечисляются по той же форме, но с указанием их названий.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а пишется, например:
Приложение: брошюра в 2 экз.
3.1.7. Проекты решений Собрания депутатов должны иметь визы: заместителя председателя Собрания депутатов, курирующего вопрос, начальников отделов аппарата и исполнителя документа с указанием номера служебного телефона (приложение 5).
Проекты решений президиума Собрания депутатов должны иметь визы всех членов президиума, начальников отделов аппарата и исполнителя документа с указанием номера служебного телефона (приложение 6).
3.2. Распорядительные документы
3.2.1. Распорядительными документами в Собрании депутатов являются: поручения Собрания депутатов (в форме выписок из протоколов заседаний Собрания депутатов), его президиума, аппаратного совещания у председателя (приложение 14);
распоряжения председателя Собрания (приложение 15).
3.2.2. Проекты распоряжений председателя Собрания депутатов визируются должностным лицом, подготовившим документ, начальником отдела, находящимся в его компетенции.
Проекты распоряжений по вопросам кадров, штатного расписания и по командировкам оформляются работниками орготдела.
Проекты распоряжений по финансовым вопросам и вопросам материально-технического обеспечения, осуществляемого за счет бюджетных средств Собрания депутатов, визируются начальниками отделов и бухгалтером.
3.2.3. Регистрация, учет, рассылка и хранение подлинников распоряжений председателя Собрания депутатов осуществляются в орготделе.
Регистрация распоряжений осуществляется с использованием сквозной нумерации (в течение года), рассылаемые копии заверяются печатью.
3.2.4. Подготовка, учет и рассылка выписок из протоколов заседаний Собрания депутатов и его президиума осуществляются орготделом.
3.3. Документы заседаний и совещаний
3.3.1. Протокол заседания Собрания депутатов оформляется на бланках установленной формы (приложение 18).
Протоколы заседаний комиссий оформляются на бланке установленной формы (приложение 19), протоколы заседаний согласительных комиссий, а также временных комиссий, а также временных комиссий, рабочих групп, других заседаний и совещаний оформляются на стандартных листах бумаги.
3.3.2. В протоколе указываются следующие данные: наименование заседания, дата проведения, повестка дня, число и состав присутствовавших, фамилии выступавших, принятые решения.
3.3.3. Каждый из включенных в повестку дня вопросов излагается в протоколе по следующей схеме: слушали - выступили - решили (постановили).
3.3.4. Протокол заседания (совещания) подписывается председательствовавшим на заседании, протокол заседания согласительной комиссии - ее сопредседателями.
Протоколы получают сквозную нумерацию в пределах срока созыва Собрания депутатов, протоколы заседаний Собрания депутатов и его президиума оформляются орготделом.
Выписки из протоколов заседаний Собрания депутатов, подготовленные орготделом к рассылке, рассылаются в соответствии с листом рассылки, подготовленным исполнителем.
3.3.6. Протоколы заседаний комиссий, выписки из протоколов и принятые решения оформляются орготделом аппарата.
Протоколы депутатских слушаний оформляются орготделом.
3.3.7. Текст диктофонограммы заседания Собрания депутатов хранится в орготделе и после оформления протокола стирается.
3.4. Оформление поручений
3.4.1. Поручения председателя Собрания депутатов оформляются, как резолюции на специальных бланках формата А5 (210 x 148 мм) (приложение 4).
Поручение (резолюция) включает в себя фамилию исполнителя (исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подпись, дату, регистрационный входящий номер и дату регистрации документа.
3.4.2. Оформление поручений осуществляет орготдел.
3.4.3. Подписанные поручения с соответствующими документами направляются исполнителям, поручения по обращениям граждан - через орготдел.
3.5. Служебные письма
3.5.1. Служебные письма, направляемые из Собрания депутатов, адресуются организациям, названия которых пишутся в именительном падеже, например:
Глава Южноуральского
городского округа
В.И.Гора
Наименование адресата печатается в правом верхнем углу письма.
В письмах, направляемых конкретному должностному лицу, указываются его должность (при необходимости с наименованием организации), инициалы и фамилия (в дательном падеже), например:
Председателю
Челябинской
областной Думы
Ф.И.О.
Полный почтовый адрес указывается составителем письма в случае его направления корреспондентам, не включенным в имеющийся в орготделе указатель рассылки, например:
Редакция газеты
"Комсомольская, правда"
Главному редактору
В.Н.СУНГОРКИНУ
125993, г. Москва,
А-40, ГСП-3,
Ул. Правды, д. 24
Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать фамилию и инициалы этого лица, затем почтовый адрес, например:
А.А.ВАСИЛЬЕВУ,
188040, Санкт-Петербург,
Ул. Слуцкая, д. 11, кв. 48
3.5.2. В адресной части письма может быть указано не более четырех адресов. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркнут.
В случае направления письма большему числу адресатов исполнитель оформляет соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес.
3.5.3. При оформлении ответных писем приводится ссылка на номер и дату входящего письма.
3.5.4. Под текстом письма располагается отметка о наличии приложений.
Если предложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид: "приложение: на 3 л. В 2 экз."
Если служебное письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их необходимо перечислить с указанием количества листов каждого приложения. Приложения должны быть завизированы или подписаны.
Наличие в приложении ценных документов оговаривается особо.
3.5.5. Реквизит "отметка об исполнителе" проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа служебного письма (указываются фамилия исполнителя и номер его телефона).
3.5.6. Копии исходящих писем, остающихся в деле, визируются исполнителем (подпись, фамилия полностью, номер телефона).
3.5.7. При отправлении исходящих писем, подписанных председателем Собрания депутатов, копии их визируются исполнителями, начальниками соответствующих отделов.
3.6. Служебные телеграммы
3.6.1. Служебные телеграммы в Собрании депутатов оформляются за подписью председателя Собрания депутатов.
Телеграммы неслужебного характера к отправке не принимаются.
3.6.2. Объем текста телеграммы не должен превышать 250 слов (две машинописные страницы, включая бланк). Текст излагается без предлогов и союзов (если при этом не искажается смысл) с сокращенным написанием знаков препинания (ЗПТ - запятая, ТЧК - точка, ДВТ - двоеточие). Текст печатается без переноса слов, абзацев и исправлений. Цифры пишутся словами.
3.6.3. В телеграмме указывается телеграфный адрес, при его отсутствии - почтовый адрес.
Телеграмма одного содержания, отправляемая в несколько адресов, передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, которым она рассылается. Указатель рассылки представляется исполнителем.
4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
4.1. Использование бланков
4.1.1. В Собрании депутатов разрешается использование бланков документов только установленной настоящей Инструкцией формы.
4.1.2. Бланки изготавливаются типографским способом и выдаются орготделом.
4.1.3. Бланки должны использоваться строго по назначению. Руководители аппарата несут ответственность за обеспечение сохранности бланков документов и правильность их использования.
4.1.4. Передача бланков нормативных правовых актов другим организациям или лицам может производиться только с разрешения начальника орготдела при экземпляром учете.
4.2. Использование печатей и штампов
4.2.1. Гербовые и другие печати в Собрании депутатов используются для удостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копий документов подлинникам.
4.2.2. На рассылаемых копиях актов, принятых Собранием депутатов и его президиумом, выписках из протоколов заседаний Собрания депутатов и его президиума, на распоряжениях председателя Собрания депутатов проставляется круглая печать без герба.
Для заверения финансовых документов, свидетельств о регистрации уставов муниципальных образований, изменений и дополнений к ним, договоров, на документах по личному составу проставляется гербовая печать.
На командировочных удостоверениях проставляется круглая печать.
Для регистрации входящей корреспонденции используются штампы с указанием основных реквизитов организации (Собрание депутатов Южноуральского городского округа, вх. № и дата)
4.2.3. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (сейфах).
4.2.4. Контроль за изготовлением, использованием и хранением печатей и штампов возлагается на орготдел.
5. РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Исходящими документами Собрания депутатов являются документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.
Исходящие документы направляются председателем Собрания депутатов и его заместителем, руководителями комиссий.
5.2. Работа с исходящими документами включает проверку правильности их оформления, регистрацию, учет и отправку.
5.3. Регистрация осуществляется:
документов руководителя Собрания депутатов, депутатов, работающих на постоянной основе, - орготделом;
документов аппарата - орготделом;
документов депутатов - их помощниками.
Регистрация исходящих документов ведется с использованием ПК.
Исходящий регистрационный номер состоит из порядкового номера в пределах года (например, № 256).
Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.
Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая все необходимые визы и со всеми приложениями, хранится в орготделе.
5.4. Документы на отправку передаются в орготдел в день регистрации до 17 часов.
5.5. Документы на отправку передаются в открытом виде, подписанными и полностью оформленными, с указанием полных и точных адресов, в необходимом количестве экземпляров и со всеми приложениями.
Документы и материалы принимаются на отправку только с сопроводительными письмами (за исключением решений Собрания депутатов и других документов, направляемых постоянным корреспондентам в соответствии с утвержденными указателями рассылки).
5.6. В орготделе проверяются правильность оформления исходящего документа, наличие указанных приложений. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на дооформление.
5.7. В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, автотранспортом, передаются по телеграфу, телефаксу. Необходимость использования фельдсвязи или автотранспорта для доставки корреспонденции Собрания депутатов определяется руководством Собрания депутатов или начальником орготдела.
5.8. Учет исходящей корреспонденции в орготделе осуществляется по регистрационным номерам.
5.9. Отправка корреспонденции почтой, принятой орготделом до 14 часов, осуществляется в этот же день. Корреспонденция, принятая после 14 часов, отправляется на следующий рабочий день.
6. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ
6.1. Контрольные функции за исполнением документов и поручений осуществляются орготделом.
6.2. Распоряжения и документы исполняются в срок, указанный в поручении. Поручения без указания сроков исполнения выполняются в срок до трех рабочих дней, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение продленного срока.
Протокольное поручение Собрания депутатов должно быть исполнено в срок, установленный на заседании Собрания депутатов.
Решения Собрания депутатов и решения его президиума исполняются в срок, указанный в постановлениях и решениях.
Срок исполнения документов и поручений исчисляется начиная с даты подписания (утверждения) документа или даты подписания поручения.
6.4. Поручения направляются исполнителям в день их подписания, поручения с пометкой срочно - незамедлительно. Направление поручений осуществляется в соответствии с общим порядком направления соисполнителям. Ответственным за выполнение поручения в таком случае считается тот исполнитель, чья фамилия указана в поручении первой.
Ответственный исполнитель подготавливает обобщенную информацию об исполнении поручения, которая визируется всеми соисполнителями.
6.5. Поручение должно быть исполнено в соответствии с содержанием резолюции руководителя и в поставленные сроки.
При необходимости продлить срок исполнения поручения исполнитель обязан заблаговременно обратиться с аргументированной просьбой к руководителю, давшему поручение.
Решение о снятии поручения с контроля или о продлении срока исполнения принимается руководителем, давшим поручение.
6.6. Информацию о результатах выполнения поручения исполнитель представляет руководителю, давшему поручение.
7. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ И МАТЕРИАЛАМИ
ДЕПУТАТОВ СОБРАНИЯ ДЕПУТАТОВ И АППАРАТА СОБРАНИЯ
7.1. Обеспечение документами и материалами
к заседанию Собрания депутатов
7.1.1. Обеспечение депутатов Собрания депутатов и работников аппарата документами и материалами, подготовленными к рассмотрению на заседаниях Собрания депутатов, осуществляет орготдел.
Документы и материалы к заседаниям Собрания депутатов направляются депутатам в сроки, определяемые Регламентом Собрания депутатов.
7.1.2. Проекты документов, подлежащих раздаче в дни заседаний Собрания депутатов, должны иметь следующие реквизиты:
кем вносится документ - депутатом Собрания депутатов, комиссией Собрания депутатов - с соответствующей визой;
резолюцию "Размножить и раздать депутатам" за подписью председателя Собрания депутатов или зам. председателя Собрания депутатов.
7.1.3. В ходе заседания Собрания депутатов распространению (непосредственно в зале заседания) подлежат проекты документов и материалы только по вопросам, включенным в повестку дня и порядок работы заседания.
Раздача проектов документов и материалов в зале заседаний осуществляется только с разрешения председательствующего на заседании.
7.1.4. Проекты документов и материалы по вопросам, не включенным в порядок работы заседания Собрания депутатов, размножаются и раздаются депутатам по поручению председателя или заместителя председателя Собрания депутатов. Регистрация этих документов и материалов осуществляется в орготделе.
7.1.5. Документы, распространяемые в зале заседаний Собрания депутатов, должны обязательно иметь соответствующие подписи и визы.
Документы, носящие характер заявления от имени депутатов или комиссий, должны иметь визу председателя соответствующей комиссии или подписи депутата.
7.1.6. Оригиналы выдаваемых документов и материалов хранятся в орготделе до конца текущего созыва, а затем комплектуются в протоколы для хранения и сдачи в архив.
7.2. Обеспечение документами и материалами
к заседанию президиума Собрания депутатов
7.2.1. Обеспечение членов президиума Собрания депутатов, председателей комиссий и других участников заседаний президиума документами и материалами осуществляет орготдел.
Членам президиума предоставляются проект повестки дня заседания, проекты документов и материалы, проект решения по каждому вопросу, имеющие необходимые подписи и визы.
7.2.2. Проекты документов и материалы, вносимые на рассмотрение президиума Собрания депутатов, должны быть переданы начальнику орготдела вместе с проектом решения президиума не позднее чем за пять дней до заседания.
7.3. Обеспечение нормативными материалами
7.3.1. Нормативные правовые акты выдаются депутатам Собрания депутатов, их помощникам, работникам аппарата Собрания депутатов по их заявкам.
Работа с контрольными экземплярами нормативных правовых актов ведется только в помещении Собрания депутатов.
7.3.2. Работа с материалами, имеющими ограничительные грифы, разрешается только в помещении у начальника орготдела.
Ознакомление с такими материалами осуществляется по письменным заявкам депутатов или руководителей аппарата Собрания депутатов с указанием фамилии и должности сотрудника, которому поручено это ознакомление, с разрешения председателя или его заместителя.
7.3.3. Выдача копий документов по законодательству Российской Федерации и ее субъектов производится работником орготдела.
8. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Машинописные работы
8.1.1. Печатание документов Собрания депутатов производится орготделом.
Документы, вносимые на заседание Собрания депутатов, представляемые на рассмотрение и подпись руководству Собрания депутатов, как правило, передаются в компьютерный набор.
Служебные письма печатаются, как правило, шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала (реквизиты "Адрес" и "Подпись" - через один интервал), таблицы - шрифтом размеров № 12 и 13 через 1 интервал, решения и материалы к ним, Распоряжения Председателя Собрания депутатов печатаются шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала. Приложения к распоряжениям могут быть напечатаны с использованием шрифта № 13 через 1 - 1,5 интервала.
8.1.2. Для печатания принимаются только служебные материалы, непосредственно связанные с деятельностью Собрания депутатов.
Документы личного характера, другие материалы, не относящиеся к деятельности Собрания депутатов, печатанию не подлежат.
Печатание под диктовку не допускается.
8.1.3. Печатание производится в порядке поступления материалов. Первоочередному печатанию подлежат документы и материалы, связанные с подготовкой очередных заседаний Собрания депутатов и его президиума, комиссий и выполнением поручений председателя Собрания депутатов и его заместителя.
8.1.4. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.
8.1.5. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа.
Рукописи должны быть вычитаны исполнителем.
При подготовке рукописей для печатания особое внимание следует обращать на правильное, четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.
8.1.6. При распечатке документов и материалов слева в нижней части каждого листа указываются наименование файла данного документа (материала), дата печатания, инициалы (имя и фамилия) сотрудника, печатавшего документ (материал), и количество отпечатанных страниц.
8.2. Копировально-множительные работы
8.2.1. Размножение служебных документов и материалов Собрания депутатов осуществляет орготдел.
8.2.2. Для размножения принимаются документы и материалы только служебного характера, связанные с деятельностью Собрания депутатов. Материалы личного характера размножению не подлежат.
В первоочередном порядке размножаются документы и материалы, связанные с подготовкой очередных заседаний Собрания депутатов, его президиума и комиссий.
8.2.3. Документы и материалы передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно напечатанными, как правило, первые экземпляры. Материалы загрязненные, с помарками и вклейками (кроме обращений граждан и присланных документов) на размножение не принимаются.
Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа.
8.2.4. Размножение федеральных законов, постановлений и иных актов Законодательного собрания Челябинской области производится по заявкам орготдела.
8.3. Запись заседаний
8.3.1. Запись заседаний Собрания депутатов, депутатских слушаний производится на магнитных носителях в установленном порядке.
Расшифровка и печатание фонограмм заседаний проводятся непосредственно в процессе проведения мероприятия или после его завершения.
9. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
9.1. К служебным документам ограниченного распространения относятся поступающие в Собрание депутатов, а также подготовленные им несекретные документы и издания, ограничения на распространение которых и особые требования к обращению с которыми обусловлены служебной необходимостью.
9.2. Ответственность за организацию правильного обращения с документами ограниченного распространения, обеспечение их учета, сохранности, санкционированного использования возлагается на руководителей аппарата.
Передача документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускается только с разрешения председателя Собрания депутатов.
9.3. На документах (в необходимых случаях и их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
9.4. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется председателем Собрания депутатов.
9.5. Прием, учет, регистрацию документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляет орготдел.
9.6. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
учитываются отдельно от другой корреспонденции;
пересылаются сторонним организациям заказными или ценными почтовыми отправлениями;
тиражируются только с письменного разрешения председателя Собрания депутатов. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
9.7. При отправлении документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.
9.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. На обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".
9.9. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя аппарата.
9.10. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем аппарата.
9.11. Проверка наличия документов, дел с пометкой "Для служебного пользования" проводится комиссией, назначенной председателем Собрания депутатов. Результаты проверки оформляются актом.
9.12. О фактах утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность председатель Собрания депутатов и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.
9.13. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, муниципальный служащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
9.14. При снятии грифа "Для служебного пользования" на документах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направляются.
10. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
10.1. Составление номенклатуры дел
10.1.1. В целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов ежегодно составляется номенклатура дел Собрания депутатов (приложение 17).
10.1.2. Индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, состоит из порядкового номера.
10.1.3. Заголовок дела в номенклатуре дел должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки.
10.1.4. Срок хранения дела и номер статьи по перечню указываются в номенклатуре дел.
10.2. Формирование дел
10.2.1. Формирование дел аппарата осуществляется в соответствии с номенклатурой дел аппарата.
10.2.2. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, регистрационных номеров, отметок об исполнении, о списании "в дело". Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело.
10.2.3. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками в номенклатуре дел;
раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно от их копий;
в дело помещается один экземпляр документа (за исключением тех, в которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр). Черновики документов в дело не помещаются;
объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов формируется несколько томов (частей).
10.2.4. Обращения граждан и документы по их рассмотрению подшиваются в дела отдельно от переписки по другим вопросам.
Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям авторов обращений.
10.2.5. Номер дела, в которое будет подшит документ, определяется его регистрационным номером. На документе проставляется отметка "в дело", дата подписи исполнителя и руководителя аппарата.
10.2.6. По истечении срока хранения дел в аппарате документы постоянного срока хранения передаются для сдачи в государственный архив администрации.
10.2.7. Ответственность за сохранность документов и дел аппарата несут их руководители.
10.3. Составление и оформление описей дел
10.3.1. На все завершенные и полностью оформленные дела постоянного и временного сроков хранения ежегодно составляются описи.
10.3.2. Опись дела составляется по установленной форме (в двух экземплярах) - отдельно на дела постоянного хранения, дела временного хранения и дела по личному составу.
10.3.3. В опись дел включаются заголовки всех дел, заведенных в процессе деятельности Собрания депутатов. Систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел.
В конце описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел.
10.4. Передача дел на хранение в государственный архив
администрации Южноуральского городского округа
10.4.1. Аппарат собрания депутатов несет ответственность за сохранность документов и по окончании срока хранения, установленного согласно номенклатуре дел, передает дела постоянного хранения в государственный архив администрации.
10.4.2. Выявленные государственным архивом недостатки в оформлении документов и дел должны быть устранены аппаратом.
Приложение 1
(к п. 2.1.2)
ПЕРЕЧЕНЬ
корреспонденции, не подлежащей регистрации
в орготделе Собрания депутатов
1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие периодические издания.
2. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня конференций, совещаний и заседаний, другие справочно-информационные материалы, присланные для сведения.
3. Поздравительные открытки и пригласительные билеты.
4. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы.
Председатель Собрания депутатов
__________________ СОБОЛЕВ Е.А.
СПРАВКА
Для снятия письма с контроля (продления срока рассмотрения)
Орган-корреспондент ______________________________________________
__________________________________________________________________
вх. № ________________________________ от ________________________
Проделанная работа по поставленному в письме вопросу _____________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Каким образом уведомлен автор письма о результатах рассмотрения __
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Предложения ______________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Исполнитель ______________________________________________________
__________________________________________________________________
Дата _______________
УТВЕРЖДАЮ:
Председатель Собрания депутатов
__________________ СОБОЛЕВ Е.А.
"____"______________ 200 г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
На 200 __ год
---T-------T-----------------T----------T-------------T----------¬
¦NN¦Индексы¦ Заголовки дел ¦Количество¦ Срок ¦Примечание¦
¦пп¦ дел ¦ ¦ томов ¦ хранения ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ и № статьи ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ по перечню ¦ ¦
+--+-------+-----------------+----------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--+-------+-----------------+----------+-------------+-----------
УТВЕРЖДАЮ:
Председатель Собрания депутатов
__________________ СОБОЛЕВ Е.А.
Выписка
из протокола _____ заседания Собрания депутатов
третьего созыва от ______
----------------T-------------------------T----------------------¬
¦ Кем внесено ¦ Содержание предложения, ¦ Исполнители, сроки ¦
¦ предложение ¦ поручения ¦ ¦
+---------------+-------------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
L---------------+-------------------------+-----------------------
Начальник орготдела Собрания депутатов
СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ЮЖНОУРАЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ПОСТОЯННАЯ КОМИССИЯ
ПО ГОРОДСКОМУ ХОЗЯЙСТВУ И СТРОИТЕЛЬСТВУ
